3 روش کاهش حجم اسناد word

1397/6/7 16:20

احتمالا به دلیل حجم کم فایل های ورد نسبت به بازی ها ، فیلم ها و... دغدغه فضای اشغالی فایل های ورد را نداشته باشید ، ولی بررسی حجم فایل ورد زمانی ارزش پیدا میکند که شما قصد ارسال فایل ورد از طریق اینترنت به صورت ایمیل به دیگران را داشته باشید.
در این مقاله سه روش موثر برای کاهش حجم فایل های ورد را به شما خواهیم آموخت.


1) ذخیره در قالب DOCX

پس از ورد 2007 تمامی اسناد ورد به جای Doc به صورت Docx ذخیره میشوند. تنها دلیلی که برای استفاده از فرمت Doc داریم این است که بخواهیم از آن فایل در برنامه های ورد قبل از نسخه 2007 باز و استفاده کنیم.
یکی از مزایای فرمت Docx حجم بسیار کم آن است. یک سند ورد با فرمت Doc که چندین مگابایت حجم دارد اگر با فرمت Docx باشد تنها تا حدود چند کیلوبایت فضا را اشغال خواهد کرد.
هنگامی که در حال ذخیره سازی فایل ورد هستید مطمئن شوید که فرمت انتخابی بر روی DOCX باشد. اگر قبلا از فرمت DOC استفاده کرده اید ، به تب File رفته و از طریق Open فایل ورد قدیمی را باز کنید ، اینبار تب Info را باز کرده و از گزینه Convert برای تبدیل فرمت doc به docx استفاده کنید.


2) فشرده سازی تصاویر

قبل از اینکه تصویری را در برنامه ورد باز کنید ، سعی کنید آنرا به طور جداگانه در برنامه های گرافیکی مانند فتوشاپ و یا حتی Paint ویرایش کنید. در صورتی که تصویری در برنامه ورد ویرایش شود (برش ، کوچک و بزرگ کردن ، تغییر رنگ و...) نسخه اصلی عکس با همان حجم اصلی باقی خواهد ماند.
شما همیچنین میتوانید از منو Insert گزینه Picture برای اضافه کردن یک تصویر از درون رایانه خود انتخاب کرده تا تصاویری با فرمت Jpg را وارد برنامه وارد کنید ، استفاده از تصاویری مانند Png و Bmp حجم زیاد تری نسبت به jpg از فایل ورد را اشغال خواهند کرد.
در نهایت از منو Save As گزینه Tools را انتخاب کرده و از لیست باز شده بر روی Compress Picture کلیک کنید.
با انتخاب گزینه های مختلف میتوانید رزولیشن آن را کم کنید به طوری که اگر قصد چاپ داشته باشد تصاویر به صورت 220 ppi و برای ایمیل به صورت 96ppi ذخیره خواهند شد.


3) حذف فونت های پیوست شده

اگر از یک فونت سفارشی در صفحه ورد خود استفاده کرده باشید ، در صورتی که فردی دیگر آن را باز کند تمامی فونت های شما را بدون آنکه فونت در سیستم آن شخص نصب شده باشید به طور صحیح نمایش داده خواهد شد.
برنامه ورد با ذخیره شدن سند مجموعه ای از فونت های استفاده شده شما را در درون فایل Docx ذخیره میکند تا دیگران بتوانند از فونت های شما در سند ورد استفاده کنند.
همانطور که مشخص است الحاق این فونت ها با سند ورد حجم بیشتری از سند را اشغال خواهد کرد.
برای غیر فعال کردن این مورد به File رفته و بر روی Options کلیک کنید.
بر روی تب Save کلیک کرده و تیک Embed fonts in the file را بردارید.
اگر قصد دارید تا فونت ها را همراه سند بیاورید باید گزینه Embed fonts in the file را فعال کنید.
در صورتی که قصد ندارید فونت های جهانی مانند Arial و Tahoma را همراه سند ارسال کنید میتوانید علامت تیک Do not embed common system fonts را بردارید.


0
کــارمـا :
87
برای پرسیدن سوالات خودتون فقط کافیه در سایت ثبت نام کنید و وارد حساب کاربری خودتون بشید. و از نوارمنو بالا بر روی "بپرس" با آیکون علامت سوال کلیک کنید، تا من و سایر کاربران پاسخگو باشیم.
بفرست

مشاهده نظرات بیشتر...
negin