آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل

اصول طراحی داشبوردهای مدیریتی در گزارشات چیست؟

برای درک اینکه اصول طراحی داشبوردهای مدیریتی در گزارشات به چه صورت باید باشد فرض کنید پروژه های مختلفی در دسترس دارید که قرار است طی گزارشی، نشان دهید در هر ماه یا در هر دوره‌ی بازدید، چقدر پیشرفت داشته است. مثلا بهتر است گزارش شما به شکلی باشد که خواننده را جذب کند و در زمان کمی متوجه نتیجه‌ی گزارش شود. می خواهیم در نرم افزار اکسل این کار را انجام دهیم.

در وهله اول بهتر است خطوط پس زمینه افقی و عمودی صفحه نمایشگر را حذف کنیم. که این عمل از طریق قسمت view و برداشتن تیک Gridlines ممکن است. این کار جنبه ظاهری دارد و برای نمایش بهتر نمودار در صفحه می‌باشد.

سپس برای رسم نمودار با داده های سوال، ابتدا اطلاعات مسئله را انتخاب کرده و سپس با کلیک بر روی قسمت Insert و مراجعه به قسمت نمودارها، نمودار دلخواه را انتخاب می‌کنیم. در این بخش هدف ما از طراحی داشبوردهای مدیریتی، رسم نمودار 2 D Bar است. یک نمودار اولیه نشان داده می شود که در تصویر زیر ملاحظه می کنید.

حالا می توانیم اطلاعات داده شده را مانند نام پروژه ها و غیره ، بر روی نمودار درج کنیم و تحویل دهیم. اما بهتر است به فکر شکیل کردن نمودار و تحویل گزارش بهتری باشیم که در ادامه به آن می پردازیم.

زیبا سازی گزارشات در طراحی داشبورد های مدیریتی

برای زیباسازی گزارشات در طراحی داشبوردهای مدیریتی نموداری که در قسمت قبل رسم کردیم را انتخاب کرده و در ابتدا فاصله‌ ی بین میله های نمودار را حذف می کنیم. این کار با مراجعه به قسمت Design و صفر کردن مقدار Gap Width ممکن است.

برای زیبایی می توانیم نوشته های اطراف نمودار راحذف کنیم. تا اینجا شکل نمودار مستطیلی است. می خواهیم میله ها را به صورت فلش طراحی کنیم‌ با استفاده از قسمت Insert و کلیک بر روی Illustration می توانیم شکل دلخواه خود را اضافه کنیم.

در اینجا مثلث هایی اضافه می کنیم که میله های نمودار به شکل فلش در بیاید. برای تشخیص و مجزا کردن هر پروژه بهتر است رنگ میله های نمودار را تغییر دهیم و به هر پروژه یک رنگ اختصاص دهیم. سپس مثلث های اضافه شده را نیز به رنگ همان پروژه مختص خود تغییر می‌ دهیم. برای اضافه کردن اشکال می توانیم یک شکل (مانند مثلث) اضافه کنیم و مجددا از روی آن کپی کنیم. سپس این مثلث ها را به انتهای میله های نمودار اضافه می کنیم. همان طور که در عکسی که از نمای نمودار در اکسل گرفته شده است مشاهده می کنید نمودار بسیار زیبا طراحی شده است و به این ترتیب می توانیم طراحی داشبوردهای مدیریتی را به بهترین شکل انجام دهیم.

اکنون می خواهیم ابتدای میله های نمودار را شکیل تر کنیم. از قسمت Insert و سپس Illustration از قسمت shape یک مربع اضافه کرده ، اندازه ی آن را تنظیم می کنیم و سپس از روی آن کپی کرده و برای سه میله دیگر paste می کنیم و رنگ هر کدام را با توجه به پروژه ی انتخاب شده تغییر می دهیم.

بعد از این مرحله ، مجددا یک مستطیل اضافه می کنیم و به مربع قبلی می چسبانیم. می خواهیم اضلاع مستطیل اضافه شده را تغییر دهیم. با کلیک بر روی شکل مورد نظر و با مراجعه به قسمت Edit و سپس گزینه Edit point اندازه هر ضلع را می توانیم به دلخواه تغییر دهیم. همان طور که در شکل زیر مشاهده می کنید ، سایزی را برای شکل مستطی قبلی انتخاب می کنیم که مربع و میله های نمودار را در داشبوردهای مدیریتی گزارشات به هم متصل کند.

همین کار را برای ۳ پروژه ی دیگر انجام می دهیم.تا اینجا نمودار حالت شکیل تری پیدا کرده است.

مرحله بعد می توانیم اسم هر پروژه را روی آن بنویسیم و سپس از منوی Home فونت و اندازه و رنگ نوشتار را به دلخواه تغییر دهیم. سپس بر روی میله های نمودار کلیک راست کرده و با انتخاب گزینه ی Add Data Labels می توان درصد پیشرفت هر پروژه که جز اطلاعات مسئله بود را نمایش دهد. با دبل کلیک بر روی نوشتار می توان اندازه و نحوه ی درج نوشتار (درصد پیشرفت) را مشخص کرد و مجددا از قسمت Home رنگ و فونت را تغییر می دهیم.