تجزیه و تحلیل حساب های دریافتنی: معنی، اهداف، اهمیت

داده ها در دنیای کسب و کار پادشاه هستند، به خصوص در هنگام مدیریت امور مالی و عملیات. از میان تمام داده‌هایی که کسب‌وکارها دوست دارند نظارت کنند، حساب‌های دریافتنی اغلب در صدر فهرست قرار دارند. به هر حال، تعیین می کند که کسب و کار شما چقدر درآمد داشته باشد. این به نوبه خود بر توانایی آن در انجام تعهدات مالی مانند بازپرداخت وام های تجاری و پرداخت حقوق و دستمزد تأثیر می گذارد. آیا زمان آن رسیده است که کسب و کار شما تجزیه و تحلیل حساب های دریافتنی را تکمیل کند؟

معنی تجزیه و تحلیل حساب های دریافتنی

این نوع تجزیه و تحلیل، داده‌های دریافتنی شرکت شما را برای بهبود جریان نقدی و تصمیم‌گیری بهتر تجاری بررسی می‌کند. گاهی اوقات شرکت ها فرآیند را به شخص ثالثی برون سپاری می کنند. با این حال، مدیریت آن در خانه کنترل فرآیند را آسان‌تر می‌کند. اینها برخی از مراحلی است که می توانید انجام دهید:

• پایگاه مشتریان خود را بررسی کنید: بهترین مشتریان شما چه کسانی هستند؟ پرداخت کدام یک بیشتر طول می کشد؟
• روند صورتحساب خود را مرور کنید: آیا به درستی صورتحساب می کنید؟ آیا باید تغییراتی در نحوه صدور صورت حساب مشتریان ایجاد کنید؟
• شرایط پرداخت خود را تجزیه و تحلیل کنید: آیا باید شرایط پرداخت خود را تغییر دهید؟ شرایط موجود چقدر خوب کار می کنند؟
• یافته های خود را مستند کنید: پس از تکمیل تجزیه و تحلیل چه آموخته اید؟ چه عملکردهای شغلی را تحت تأثیر قرار می دهد و چگونه می توانید فرآیندهای کسب و کار را بهبود بخشید؟

اهداف تجزیه و تحلیل حساب های دریافتنی

مشخص کنید که امیدوارید چه کاری انجام دهید و چرا. به طور کلی، هدف اصلی این تحلیل کمک به کسب و کار در بهبود فرآیند A/R است. این اهداف اضافی را در نظر بگیرید:

• برای درک بهتر پایگاه مشتری و توسعه استراتژی هایی برای بهبود روابط با مشتری
• شناسایی مناطق مشکل دار در فرآیند A/R و ایجاد تغییرات برای بهبود کارایی
• یافتن راه هایی برای تشویق مشتریان به پرداخت به موقع فاکتورها

اهمیت داده های حساب های دریافتنی

تیم حساب های دریافتنی داده های زیادی مانند فاکتورها و اطلاعات مشتری را مدیریت می کند. در نتیجه، عدم تجزیه و تحلیل این داده ها می تواند باعث زیان های شدید و از دست رفتن فرصت ها شود. یکی از بهترین نتایج تحلیل ها این است که می توانند به برخی از سوالات مبرمی که ممکن است یک کسب و کار داشته باشد پاسخ دهند.

به مثال های زیر توجه کنید:

• کسب و کار شما چقدر درآمد دارد؟
• مشتریان چقدر سریع فاکتورهای خود را پرداخت می کنند؟
• میانگین فروش روزانه چقدر است؟
• آیا برای پرداخت زودهنگام تخفیف ارائه می دهید؟
• وضعیت مالی شرکت چگونه است؟
• شرکت چقدر پول نقد به دست می آورد یا ضرر می کند؟

هدف تحلیل زمانی حساب های دریافتنی

ایجاد گزارش‌های تجزیه و تحلیل زمانی حساب های دریافتنی یکی از رایج‌ترین روش‌هایی است که تیم A/R ردیابی می‌کند که مشتریان چه بدهی دارند و چه مقدار بدهی دارند. این معیار عموماً تخلف ها را به دسته های جداگانه تقسیم می کند، معمولاً با افزایش 30 روزه. این افزایش ها می تواند در شرکت ها متفاوت باشد، اما در زیر یک مثال معمولی آورده شده است:

1 تا 30 روز تخلف

31 تا 60 روز تخلف

61 تا 90 روز تخلف

شرکت‌ها معمولاً اعلامیه‌های خود را با این افزایش‌ها زمان می‌دهند. با هر اخطار جدید، لحن سخت‌تر و سخت‌تر می‌شود. در برخی موارد، شرکت ممکن است درخواست‌های مکرر را برای پرداخت ارسال کند.

پس از 90 روز، اکثر کسب و کارها برای رد بدهی آماده می شوند. این همچنین می تواند شامل قطع رابطه با مشتری و فروش بدهی به یک آژانس جمع آوری کالا باشد. برخی از شرکت ها نیز ممکن است تصمیم بگیرند که شرکت را به دادگاه بکشانند.

KPI برای حساب های دریافتنی

چند شاخص عملکرد کلیدی وجود دارد که می توانید از آنها برای اندازه گیری سلامت حساب های دریافتنی خود استفاده کنید. رایج ترین آنها DSO است. این نشان می دهد که مشتریان چقدر سریع فاکتورهای خود را پرداخت می کنند. در حالی که این، تا حد زیادی، رایج ترین اندازه گیری متریک تیم های A/R است، نمی تواند در خلاء کار کند. این KPI های اضافی را در نظر بگیرید:

• نسبت بدهی بد: این نسبت ارزش پولی دریافتنی هایی را که فکر می کنید نمی توانید وصول کنید اندازه گیری می کند.
• درصد فاکتورهایی که با تأخیر پرداخت می شوند: این به شما ایده می دهد که چه تعداد از مشتریان صورتحساب های خود را به موقع پرداخت می کنند.
• نسبت گردش مالی A/R: این میزان سرعت وصول مطالبات را اندازه می گیرد.
• تجزیه و تحلیل زمانی حساب های دریافتنی: این به شما کمک می کند بفهمید کدام فاکتورها در معرض خطر معوق شدن هستند.
• شاخص اثربخشی جمع آوری: این شاخص میزان پرداخت های شما را از مشتریان به خوبی جمع آوری می کند.

ابزارهای دریافتنی حساب های ارزشمند

شما می توانید بخش قابل توجهی از زمان خود را برای تجزیه و تحلیل عملکرد A/R و استراتژی خود صرف کنید. اما، بدون ابزار مناسب، مانند یک نبرد دشوار احساس می شود. به دنبال یک نرم افزار اتوماسیون باشید که این کار را آسان می کند:

• گزارش های زمانی ایجاد کنید
• تجزیه و تحلیل الگوهای پرداخت مشتری
• مشتریان دیر پرداخت را شناسایی کنید
• فاکتورها را مدیریت کنید
• مدیریت اعلانات را به صورت خودکار انجام دهید

همچنین ممکن است به یک سیستم پردازش پرداخت نیاز داشته باشید که گزینه های پرداخت مختلفی را در اختیار مشتریان شما قرار دهد. برای مثال، برخی ممکن است ترجیح دهند شخصاً از طریق کارت اعتباری یا بدهی پرداخت کنند. ممکن است دیگران بخواهند آنلاین پرداخت کنند. برخی حتی ممکن است چک های کاغذی ارسال کنند.

اهمیت تجزیه و تحلیل حساب های دریافتنی

در مطالعه صورت های مالی، سرمایه گذاران اغلب بر درآمد، درآمد خالص و سود هر سهم تمرکز می کنند. اگرچه بررسی درآمدها و سود یک کسب و کار راه خوبی برای دریافت تصویری از وضعیت کلی آن است، تجزیه و تحلیل حساب های دریافتنی به شما این امکان را می دهد که یک گام عمیق تر در تجزیه و تحلیل خود بروید.

موارد کلیدی

• حساب های دریافتنی، پولی را که مشتریان برای کالاها یا خدماتی که قبلاً ارائه شده به یک تجارت بدهکارند اندازه گیری می کند.
• تجزیه و تحلیل حساب های دریافتنی یک شرکت به سرمایه گذاران کمک می کند تا درک بهتری از ثبات مالی و نقدینگی کلی شرکت داشته باشند.
• نسبت حساب‌های دریافتنی به فروش به سرمایه‌گذاران کمک می‌کند تا میزانی را که هنوز برای فروش یک کسب‌وکار پرداخت نشده است، تجزیه و تحلیل کنند.
• کسب‌وکارهایی که حساب‌های دریافتنی آن‌ها توسط یک پایگاه مشتری بسیار متنوع بدهکار است، ممکن است نسبت به آن‌هایی که حساب‌های دریافتنی آن‌ها توسط مشتریان متمرکز در یک بخش خاص بدهکار است، آسیب‌پذیرتر باشند.

حساب های دریافتنی: چیست و چرا اهمیت دارد؟

به ساده‌ترین عبارت، حساب‌های دریافتنی، پولی را که مشتریان برای کالاها یا خدماتی که قبلاً ارائه شده به یک تجارت بدهکار هستند، اندازه‌گیری می‌کند. از آنجایی که کسب‌وکار انتظار پول را در آینده دارد، حسابداران حساب‌های دریافتنی را به عنوان دارایی در ترازنامه کسب‌وکار درج می‌کنند. با این حال، بیشتر مشاغل انتظار ندارند 100٪ پول نشان داده شده در حساب های دریافتنی را جمع آوری کنند.

با توجه به این خطر عدم پرداخت، ممکن است تعجب کنید که چرا مشاغل به ارائه کالاها و خدمات بدون نیاز به پیش پرداخت ادامه می دهند. هنگامی که با مشتریان دائمی و قابل اعتماد سروکار دارید، یک تجارت می تواند از فروش کالاها و خدمات خود به صورت اعتباری بهره مند شود. ممکن است بتواند از این طریق فروش بیشتری داشته باشد و همچنین هزینه های تراکنش را کاهش دهد. برای مثال، کسب‌وکار می‌تواند به‌جای پردازش تعداد زیادی پرداخت‌های کوچک، به‌صورت دوره‌ای از مشتریان قابل اعتماد فاکتور بگیرد.

مشکل زمانی است که حساب های دریافتنی منعکس کننده بدهی مشتریان غیرقابل اعتماد است. مشتریان می توانند پرداخت های خود را به طور نکول انجام دهند و کسب و کار را مجبور به پذیرش ضرر کند. برای محاسبه این ریسک، کسب و کارها گزارش مالی خود را بر این فرض استوار می کنند که تمام حساب های دریافتنی آنها توسط مشتریان پرداخت نمی شود. حسابداران در حسابداری آنلاین و یا آفلاین از این قسمت به عنوان کمک هزینه بدهی های معوق یاد می کنند.

در ارزش اسمی، غیرممکن است که بدانیم آیا حساب های دریافتنی یک کسب و کار نشان دهنده شیوه های تجاری مناسب یا نامناسب است. سرمایه گذاران تنها از طریق تجزیه و تحلیل دقیق می توانند به این دانش دست یابند.

نحوه تجزیه و تحلیل حساب های دریافتنی

در طول سال‌ها، تحلیلگران روش‌های مختلفی را برای کشف کیفیت اساسی حساب‌های دریافتنی یک کسب‌وکار توسعه داده‌اند.

یکی از ساده ترین روش های موجود، استفاده از نسبت حساب های دریافتنی به فروش است. این نسبت که شامل حساب‌های دریافتنی کسب‌وکار تقسیم بر فروش آن است، به سرمایه‌گذاران اجازه می‌دهد تا درجه‌ای را که هنوز برای فروش کسب‌وکار توسط مشتریان در یک مقطع زمانی خاص پرداخت نشده است، تعیین کنند. رقم بالاتر نشان می دهد که کسب و کار ممکن است در جمع آوری پرداخت از مشتریان خود با مشکل مواجه شود.

روش ساده دیگر شامل بررسی روشی است که در طی زمان کمک هزینه کسب و کار برای بدهی های بد تغییر کرده است. این ذخیره معمولاً در یادداشت‌های صورت‌های مالی گزارش می‌شود، اگرچه گاهی اوقات در ترازنامه لحاظ می‌شود. اگر کمک هزینه بدهی های بد رشد قابل توجهی داشته باشد، کسب و کار ممکن است از نقص ساختاری در مورد توانایی خود در جمع آوری پرداخت ها از مشتریان خود رنج ببرد.

در عین حال، کاهش چشمگیر کمک هزینه بدهی های بد ممکن است نشان دهنده این باشد که مدیریت کسب و کار مجبور شده است بخش هایی از حساب های دریافتنی خود را به طور کلی حذف کند.

یادداشت های صورت های مالی را بخوانید

سایر روش های تجزیه و تحلیل سخت تر هستند. به عنوان مثال، یادداشت های صورت های مالی ممکن است به مشتریان خاصی با بدهی های معوق اشاره کند. این اسامی را جمع آوری کنید و اعتبار هر مشتری بدهکار را به صورت جداگانه بررسی کنید. سپس می توانید احتمال بازپرداخت هر مشتری از حساب های دریافتنی کسب و کار خود را تخمین بزنید.

اگرچه این تجزیه و تحلیل می تواند بینش های ارزشمندی به دست آورد، اما می تواند زمان بر باشد، زیرا فرآیند تخمین اعتبار می تواند بسیار پیچیده شود.

یک روش قابل دسترس تر برای ارزیابی کیفیت حساب های دریافتنی یک کسب و کار شامل تجزیه و تحلیل میزان تنوع مشتریان بدهکار کسب و کار بر اساس بخش صنعت است. کسب‌وکاری که حساب‌های دریافتنی آن توسط مشتریان متمرکز در یک بخش خاص بدهکار است، ممکن است در صورت رکود اقتصادی که آن بخش را تحت تأثیر قرار می‌دهد، در معرض نکول قرار گیرد.

برعکس، کسب‌وکاری که حساب‌های دریافتنی آن توسط یک پایگاه مشتری بسیار متنوع بدهکار است، ممکن است کمتر آسیب‌پذیر باشد، بر اساس این فرض که رکود اقتصادی در هر بخش خاص بعید است بر نرخ بازپرداخت حساب‌های دریافتنی آن به‌عنوان یک کل تأثیر بگذارد.

به عنوان بسط این منطق، سرمایه گذاران ممکن است کسب و کاری را نسبتاً مطمئن بدانند که هر یک از مشتریان بدهکار آن فقط بخش نسبتاً کمی از حساب های دریافتنی خود را بدهکار باشد. تحت چنین شرایطی، نکول توسط هر یک از مشتریان بعید است که تأثیر قابل توجهی بر وضعیت مالی کلی کسب و کار داشته باشد.

در نهایت، یکی دیگر از روش های رایج تجزیه و تحلیل شامل بررسی میزان تاخیر هر یک از مشتریان در پرداخت های خود است. این تکنیک که "تجزیه و تحلیل زمانی حساب های دریافتنی" حساب های دریافتنی نامیده می شود، می تواند به پاسخ به این سوال کمک کند که آیا مشکلاتی با مشتریان خاص در دراز مدت وجود داشته است یا خیر. مانند بسیاری از روش‌ها، اگر سرمایه‌گذاران آن را با استفاده از داده‌های یک بازه زمانی طولانی انجام دهند، این تجزیه و تحلیل نتایج آموزنده‌تری به دست می‌دهد.

سخن پایانی

تجزیه و تحلیل داده های دریافتنی حساب های شما برای حفظ یک تجارت سالم بسیار مهم است. این اهداف، شاخص‌های کلیدی عملکرد و ابزارها را بررسی کنید تا مشخص کنید چه چیزی با استراتژی کلی کسب‌وکار شما مطابقت دارد. اتوماسیون یکی از در دسترس‌ترین ابزارها برای پیاده‌سازی است و می‌تواند به مهم‌ترین مزایای کسب‌وکار شما منجر شود. همچنین محاسبه و ارائه KPIهایی را که مدیران شما برای تصمیم گیری آگاهانه نیاز دارند، ساده می کند.